Ricerca

 

Gestire più manager

Nel film Office Space – una commedia sulla vita lavorativa in un azienda di software degli anni novanta – il protagonista Peter Gibbons, aveva otto manager differenti. Tutti coloro, probabilmente non attenti della realtà, passavano dalla scrivania di Peter e dicevano cosa doveva fare. Anche se il film è una satira, per alcuni non si discosta molto dalla realtà. Tante persone testimoniano questa situazione tentando di spiegare che sapere affrontare diversi manager è una forte capacità nelle organizzazioni complesse.

Cosa dice l’esperto

Secondo Robert Sutton, un professore della Scienza di Management nell’Università di Stanford e l’autore di Good Boss, Bad Boss, è una cosa comune avere ai giorni d’oggi più di un supervisore. Cosi si esprime: “As you go to a matrixed structure, you can easily have between one and seven immediate supervisors”. Adam Grant, un professore associato in University of Pennsylvania’s Wharton School e co-autore di The Hidden Advantages of Quiet Bosses afferma la stessa cosa: “As companies continue to flatten, organize work around specific projects, and use temporary teams to complete projects, many employees find themselves reporting to multiple bosses”. Se questo fenomeno si nota visibilmente nelle grandi aziende, esiste in ogni caso anche nelle aziende start – up ed in quelle a conduzione familiare. Secondo Grant, “In family-owned businesses authority structures are often blurry, and roles frequently overlap. As a result, employees can find themselves reporting to multiple members of the same family”. Avere diversi supervisori è complicato e secondo Grant, il quale ha lavorato per più di un manager durante la sua carriera,  “If you’re not careful, you can end up letting all of them down.”  Il primo passo è conoscere la situazione. Successivamente potete prendere le misure giuste per ridimensionare i rischi e facilitare il vostro lavoro e quello dei vostri manager.

Riconoscere la sfida
Grant e Sutton affermano che esistono diverse sfide quando si lavora per più di una persona. In ogni caso si possono distinguere tre principali sfide:

  1. Sovraccarico di lavoro.  Quando ci sono più di una persona che vi dice cosa fare, il rischio primario è quello di caricarsi con più mansioni.
  2. Messaggi conflittuali. Più supervisori si ha, più messaggi conflittuali ci saranno. La conflittualità dei messaggi si verifica perché i differenti manager hanno aspettative diverse: una cosa che può impressionare uno, può deludere l’altro.
  3. Fedeltà. Secondo Grant “diversi manager pretendono di essere la priorità per i propri dipendenti. Se voi avete diversi manager con questo punto di vista, allora è probabile che vi troverete in difficoltà”. Trovarsi di fronte a simili situazioni, richiede da parte dei dipendenti la negoziazione della propria fedeltà di fronte a ciascuno dei manager.

Non necessariamente i dipendenti si troveranno di fronte a tutte tre queste sfide contemporaneamente, ma conoscendo le più comuni, il singolo dipendente si può trovare in una di esse cercando di gestire la propria situazione.

Conoscere il supervisore diretto (principale)

Anche se ci possono essere diversi manager, i dipendenti di solito hanno un responsabile diretto per la loro carriera. Quando vi capita di lavorare per più di una persona, devi trovare le risposte sulla domanda che riguarda la struttura della rendicontazione: A chi devi rendere conto direttamente? Chi si esprime sul tuo lavoro? Chi decide sul vostro compenso, sulla vostra promozione, ecc.? Sutton spiega che la comprensione della propria situazione, aiuta a capire come agire. Anche se può sembrare mercenario, è importante conoscere da fuori chi aiuta e chi ostacola il comportamento di ogni dipendente.

Essere proattivi nel lavoro

Assicurarsi che il manager conosca quello che state facendo. Anche se negoziare tra i diversi manager non è presente nel mansionario, può essere conveniente per la posizione del dipendente. Secondo Grant, il manager vuole attorno a se gente proattiva, p.es. si può creare un documento condiviso che elenca i vostri progetti in corso oppure potete comunicare i vostri risultati negli incontri settimanali.

Comunicare con i manager

I manager apprezzano la gente che trova soluzioni, piuttosto che problemi. Ma la situazione si complica quando ci sono differenti manager. Quando bisogna risolvere problemi contraddittori, ridurre il vostro carico di lavoro oppure di risolvere richieste incoerenti, il miglior approccio è quello di esporre il problema a tutti i manager contemporaneamente, piuttosto che a ciascuno di essi in momenti differenti (facendo il grosso ERRORE di esprimere le proprie opinioni su un determinato manager di fronte all’altro). Secondo Sutton bisogna invitare essi a discutere il problema nello stesso posto, mandare un e-mail condiviso ed esporre la propria prospettiva per la risoluzione del problema.

Impostare i limiti

“The most important skill for staying sane while reporting to multiple bosses is the ability to set boundaries,” dice Grant. Lui si basa su una ricerca fatta da prof. Leslie Perlow del Harvard Business School, dove si nota il valore dell’impostazione dei limiti. Perlow notò che gli ingegneri di un’azienda venivano continuamente interrotti dai propri manager.  Le conclusioni di questa ricerca aiutarono gli ingegneri a pretendere l’impostazione dei limiti nell’orario di lavoro: tre giorni a settimana fino a mezzogiorno non ci sarebbero stati più interruzioni, cosi il focus sarà sul lavoro. Questo ha aumentato la produttività degli ingegneri.

Essere subdoli se proprio si deve

L’impostazione dei limiti funziona in una organizzazione sana. Ma Sutton si appresta ad indicare che la maggior parte delle aziende non sono sane e la vostra trasparenza e la vostra iniziativa non saranno apprezzate. Potete notare per esempio che quando accadono i conflitti che voi avete intenzione a risolvere, i manager non rispondono oppure rifiutano a trovarsi insieme. A questo punto bisogna modificare l’approccio. Secondo Sutton, “If you’re in a fear-based environment, you have to figure out how to protect yourself. The worse the environment the more sneaky you have to get”. Lui consiglia di notare quali dei manager è decision – maker e quindi assegnare la priorità. Sutton dice che il dipendente intelligente, in questo clima, non fa domande ma fa il proprio lavoro e fa i propri calcoli per danneggiarsi meno possibile.

Non prendersela personalmente

Sutton sottolinea che per un dipendente in situazioni simile è facile sviluppare fantasie e paranoie sulla propria attività e su quello che pensano i manager. Forse non è proprio questo il caso. E’ più probabile che ciascuno dei manager vuole realizzare i propri obiettivi e voi vi troverete in mezzo senza nessuna colpa. Non bisogna sentirsi perseguitati, ma cercare di identificare i conflitti e risolverli. In realtà, qualche volta succede che lavorando per più di un manager, ci siano anche dei benefici: per esempio la possibilità di personalizzare il proprio lavoro oppure trovare maggiori spazi ed autonomia. Sutton dice che è un po’ come il gioco del bambino che fa la domanda a quella persona dalla quale avrà la risposta che vuole.

 



[1] GALLO A., Managing Multiple Bosses, Harward Business Review, July – August 2011